شرح وظایف مسئول دبیر خانه :

•   ثبت ونظارت بر موضوعات مکاتبات دریافتی و ارسالی از طریق اتوماسیون اداری و سنتی
• بازبینی وکنترل ضمائم نامه های دریافتی و ارسالی
•  ثبت ونظارت وتفکیک وتوزیع نامه های ارجاع شده به اقدام کننده ها وپیگیری آن
• ثبت ونظارت بر مکاتبات داخلی
• ثبت و نظارت بر حفظ ونگهداری سوابق مربوط به نامه ها طبق ضوابط ومقررات بشکل الکترونیکی در اتوماسیون و درصورت لزوم بایگانی فیزیکی
•  طبقه بندی وکدگذاری وبایگانی مکاتبات طبق دستورالعمل های مربوطه  ( درصورت فیزیکی بودن مکاتبات)
•  پست و دریافت مراسلات پستی(دانشنامه، ریزنمرات، گواهی موقت و ...)
•  ثبت مکاتبات و مستندات مربوط به کارکنان و واحدها در دفاتر ارسال و مراسلات وتحویل آن درقبال اخذ رسید
•  ثبت ونظارت مکاتبات وفرمهای داخلی در دفتر اندیکاتور (داخلی)
•  ارسال وپیگیری کلیه مکاتبات خارج از سازمان طی دستور مقامات ذیربط
• دریافت مکاتبات و سایر امور مربوط به امور مالی حسب مورد
•  تهیه گزارشهای لازم و سایر امور محوله از سوی دهیار
• پیگیری و همکاری و مشارکت جهت طراحی و پیاده سازی سیستم نرم افزاری دبیرخانه و بایگانی
•  نگهداری از نامه هایی که تاریخ پیگیری و اقدام آنها تعیین‌شده و ارسال به‌ موقع آنها را برای واحدهای اقدام‌کننده
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
• آشنایی با رایانه، مهارتهای امور اداری و دفتری، نامه نگاری، ثبت و بایگانی اسناد و مدارک، طبقه بندی و کدینگ اسناد، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی
•  حفظ و نگهداری از تجهیزات و امواال تحت اختیار مربوطه و استفاده بهینه و صحیح از آنها مانند کامپیوتر ، پرینتر ، اسکنرو..
•  دریافت دستور کار و برنامه از مافوق
• تفکیک نامه ها، بایگانی به همراه اسناد، اوراق، مدارک ( شامل: بایگانی فیزیکی و بایگانی تصویری )
•  انجام پرینت و کپی لازم جهت بایگانی فیزیکی و راکد
•  حفظ و نگهداری پرونده ها   
•  تشکیل زونکن، لیبل گذاری و درج اسامی برای پرونده ها
•  تحویل پرونده ها به کارشناسان درخواست کننده در ازای رسید 
• ضبط و جایگزینی اوراق مربوط در پرونده ها
• طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی مستندات آنها
•  ضبط و نگهداری به ترتیب هر یک از زونکن ها و تهیه و تعیین فهرست، اسم و شماره برای هر یک از پرونده ها
•  تشکیل پرونده برای املاک جدید ( فرآیند کامل یک تشکیل پرونده تا رسیدن به قفسه بایگانی مربوطه)
•  تعویض و یا مرمت پرونده های فرسوده و یا آسیب دیده دوره های گذشته
•  انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده ها در مقابل آفات، رطوبت،‌ حرارت،‌ نور، آتش سوزی وغیره